E-Flow DCM Manager

Funzioni di configurazione di sistema documentale

Questo modulo contiene le funzioni per la configurazione del sistema documentale. Tramite questo componente è infatti possibile gestire:

- il dizionario indici che si vuole utilizzare per indicizzare i documenti (ad esclusione degli indici di sistema quali: l’utente che ha inserito il documento, la data di inserimento, la data di modifica, i dati di protocollo, ecc.). È possibile utilizzare come indice anche eventuali dati esterni (anagrafiche, ecc.);

- le classi documentali (es. fatture, ecc.) che si vogliono implementare. Una classe documentale di default, contenente tutti gli indici di base, è comunque sempre disponibile per tutti i documenti che non si vuole indicizzare;

- definire gli indici utilizzati in ogni classe documentale;

- definire attivazioni di flussi procedurali all’atto di inserimento di un documento in una classe documentale;

- le viste sui dati contenuti nelle classi documentali per dare o meno visibilità in maniera selettiva agli utenti. Le viste possono essere predisposte sia sulle colonne (indici) che sulle righe (predisponendo appositi filtri automatici);

- impostare i permessi di accesso alle viste predisposte;

- definire la struttura dei fascicoli/sottofascicoli in cui si andranno a collocare logicamente i normali documenti e, tramite eFlow Protocollo PA, i documenti protocollati. La struttura dei fascicoli è di tipo gerarchica ad n livelli. Su qualsiasi fascicolo a qualsiasi livello è possibile impostare i criteri di accesso a diversi livelli (lettura, aggiunta, modifica, ecc.). È possibile storicizzare ogni elemento della struttura dei fascicoli che rimarrà comunque sempre a disposizione per le funzioni di consultazione. Il sistema memorizza i dati e la data dell’utente che ha creato il fascicolo (o sotto-fascicolo) e di quello che lo ha storicizzato;

- gestire i device di memorizzazione dei documenti.

La memorizzazione dei documenti può essere effettuata:

- all’interno del DB stesso;

- su file system.

Il primo costituisce un archivio sempre on-line.

Per il secondo è possibile indirizzamenti che possono essere:

- on-line (utilizzabili sia in scrittura che in lettura);

near-line (utilizzabili solo in lettura);

off-line.

In caso di accesso a un documento presente su di un indirizzamento off-line il sistema non visualizza il documento ma comunica all’utente le indicazioni necessarie al reperimento del documento stesso. Tali informazioni dovranno essere configurate nel sistema.

Una funzione apposita permette di spostare i documenti da un device a un altro.

È possibile creare devices off-line direttamente dal sotto-modulo DCM Optical Repository.

Il sistema gestisce qualsiasi tipo di documento indipendente dall’applicazione che lo ha generato con il solo vincolo che, per poter essere visualizzato e/o modificato, il client deve avere installato un software necessario (Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader, ecc.). L’offerta non è comprensiva di tali software.

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